Things3│自分の使い方を晒してみる

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全体設計

 - 「エリア」は公私で分けた上で、「CHALLENGE」というエリアを新設

 - 「タグ」には「プロジェクト用」と「タスク用」の2分類を設定

 - 「シングルタスク」は基本的にプロジェクトには入れない

 - 「完了」をログブックに移動するのは手動で行う

 

という点が自分なりの基本設計です。エリアとタグの使い方がキーポイント。

 

エリア

 - WORK.....仕事に関すること

 - PRIVATE.....私的な活動に関すること

 - CHALLENGE.....主に私的な活動で、かつ自分の目標・挑戦的なプロジェクト

 

上記に設定した理由は「必要以上に細かく分けすぎないこと」「日々、自分のなりたい自分を確認しアップデートしていく事」を定義するためです。

 

CHALLENGEに一度入れたプロジェクトが、進めていくうちにPRIVATEやWORKに反映される事も想定しています。でも、スモールスタートを切るのはいつも私的な自分だから、という意味合いで両者からは第1段階からは切り離しています。

 

タグ

下記がタグ一覧です。GTD原理主義者から見たら、何がしたいんだ!?って感じだとは思います。

 

タグの目的は、週次レビューでの絞り込みを容易にすることを前提としています。

いくつ設定しても良し、ただし、プロジェクトとタスクそれぞれに使って良いタグは規定。

 

プロジェクト単位では「難易度」「重要度と緊急度」を、タスク単位では「ステータス」「いつやるか」「関係する人物」の意味を付与し逆引きできるようにするためです。

 

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※Thingsの仕様上、親グループタグの中から複数のタグを選択すると子タグがプロジェクト詳細画面では隠れてしまいます。なのでそれを避けるために階層化せず、仕切りとして親グループを置いてます。

 

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↑上記が表示例。-----環境対応(タスク)-----をクリックすると子の「Routines」や「Full Focus」が表示される。

 

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↑親子関係にしなければ、そのまま表示される。

 

 

 

高度 (プロジェクトにのみ付与するタグ)

GTDおなじみの概念。

  • 高度0メートル 次にとるべき行動
  • 高度1000メートル プロジェクト
  • 高度2000メートル 責任を負っている分野・興味のある分野
  • 高度3000メートル 目標・ゴール
  • 高度4000メートル 構想(ビジョン)
  • 高度5000メートル 価値観 

私は自分が抱えている全体プロジェクトの難易度を数値化するために付与します。 

高度5,000mが30個もあればそれは過剰だし、高度1,000mが2個しかなければそれは洗い出しが少なすぎる。

 

自分のキャパに合わせて、それぞれの高度の適正数もいずれ体得していければ吉。

 

領域 (プロジェクトにのみ付与するタグ)

7つの習慣からの出典。

第 I 領域・・・緊急かつ重要
第 II 領域・・・緊急ではないが重要
第 III 領域・・・緊急だが重要ではない
第 IV 領域・・・緊急でも重要でもない

自分がどんなプロジェクトを抱えているかが分かる。

また、現在どれだけ追い込まれているかのアラートにもなる。

 

ステータス (タスクにのみ付与するタグ)

委任・・・他者にまるっと任せたタスク
連絡待ち・・・他者からの連絡を待つ

 

対応環境 (タスクにのみ付与するタグ)

これの目的は、時間・環境に合わせて出来るタスクを絞り込むため。

10分しか時間が無いのに2時間のタスクは出来ないし、頭がぼーっとしているのにクリエイティブな仕事は出来ないので。

 

出典はこちら

simplicitybliss.com

 

Short Dashes.....10分以内に終わる簡単なタスク

Brain Dead.....頭を使わずに出来る仕事。眠い時などに

Routines.....日々決まってやらなければならないこと

Full Focus.....脳みそフル回転で集中できる環境でやること

Thinking.....考えること。邪魔されない環境で

Calls.....メールや電話

Hanging around .....心身ぐったりした時にやること 

 

※個人的に意訳しすぎかも。その点はご容赦。

 

人物 (タスクにのみ付与するタグ)

「委任」や「連絡待ち 」と使うのが前提。

自分にとっての重要人物が関わっているタスクをタグ付けしておき、後で絞り込むのも取れ高が多いと思われる。

 

終わりに

とりあえずはダミーのデータを入れてみて、どんな運用が出来るのか試してみました。

骨子的には悪くなさそうなので、まずは1週間やってみて週次レビュー時にどうなるのかを検証してみたいと思います。